Wenn Sie schon einmal versucht haben, eine individuelle Softwarelösung im Unternehmen vorzuschlagen, kennen Sie die Reaktionen: „Das klingt teuer“, „Können wir nicht einfach bei dem bleiben, was wir haben?“ oder „Lass uns das nächstes Quartal nochmal besprechen.“ Und trotzdem wissen Sie genau: Die aktuellen Tools bremsen Ihr Team aus.
Ob es nun Excel-Tabellen, umständliche Workflows oder veraltete Plattformen sind – die Probleme sind real. Und sie kosten Zeit, Geld und Nerven. Doch solange diese Probleme nicht sichtbar gemacht und mit einem überzeugenden Business Case hinterlegt werden, wird Ihr Projekt nie den nächsten Schritt schaffen.
Wie also überzeugt man mit einem Business Case, der echte Wirkung zeigt? So gehen Sie es an:
Beginnen Sie mit dem Problem, nicht mit der Technik
Bevor Sie über Features oder Technologien sprechen, beschreiben Sie klar, was derzeit nicht funktioniert. Welche alltäglichen Herausforderungen erleben Ihre Teams, die mit den aktuellen Systemen nicht gelöst werden können?
Das Management interessiert sich oft weniger für technischen Code, sondern für Effizienz, Umsatz, Risiken und Kundenzufriedenheit. Ihr erster Job: diese Verbindungen sichtbar machen.
Statt zu sagen:
„Unser Tool integriert sich nicht mit dem CRM.“
Formulieren Sie besser:
„Unser Vertrieb verbringt jede Woche vier Stunden damit, Daten manuell zwischen zwei Systemen zu übertragen. Das sind fast 200 Stunden im Jahr – mit entsprechendem Fehlerrisiko.“
Jetzt haben Sie die Aufmerksamkeit.
Binden Sie frühzeitig die richtigen Personen ein
Ein Business Case entsteht nicht im stillen Kämmerlein. Sprechen Sie mit den Menschen, die die Probleme täglich erleben – in der Buchhaltung, im Vertrieb, im Kundenservice. Ihre Einblicke liefern echte Beispiele für Ihre Argumentation und helfen, blinde Flecken zu vermeiden.
Zudem steigt die Unterstützung für das Projekt, wenn sich Mitarbeiter ernst genommen fühlen. Und am Ende entsteht Software, die tatsächlich gebraucht wird.
Skizzieren Sie das Potenzial, nicht nur die Lösung
Custom Software lässt sich leicht als Problemlöser darstellen. Aber sie kann mehr: Nutzen Sie die Gelegenheit, ein größeres Bild zu zeigen. Welche neuen Chancen könnte das richtige Tool ermöglichen?
Zum Beispiel:
- Schnellere interne Freigaben für neue Produkte
- Mehr Transparenz für das Management durch bessere Auswertungen
- Automatisierte Prozesse, die die Reaktionszeit verbessern und Kundenbindung stärken
Sie beheben nicht nur Probleme – Sie schaffen neue Möglichkeiten.
Ja, sprechen Sie über Kosten – aber im richtigen Kontext
Individuelle Software kostet. Aber auch Stillstand kostet: verlorene Deals, ineffiziente Abläufe, frustrierte Mitarbeiter.
Wenn Sie über Kosten sprechen, trennen Sie klar:
- Einmalige Kosten (z. B. Entwicklung, Implementierung)
- Laufende Kosten (Wartung, Support)
- Vermeidbare Kosten (z. B. Fehler, Zeitverluste, veraltete Lizenzgebühren)
Vergessen Sie nicht: Auch „nichts tun“ hat seinen Preis. Oft ist dieser sogar höher:
„Die Wartung unseres Altsystems kostet uns jährlich 12.000 € – ohne Skalierbarkeit und mit Sicherheitsrisiken.“
Das bringt Klarheit.
Risiken ansprechen, aber mit einem Plan
Kein Projekt ist risikofrei. Wichtig ist, wie gut Sie vorbereitet sind.
Vielleicht fürchten Stakeholder Zeitverzug oder zu großen Projektumfang. Ihre Antwort könnte lauten:
„Wir arbeiten agil in kurzen Sprints, mit regelmäßigem Feedback von den Nutzern. So bleiben wir flexibel und fokussiert.“
Oder bei Sorgen rund um die Einführung:
„Wir planen Schulungen und lassen die erste Version direkt von den späteren Anwendern testen.“
Sie ignorieren keine Bedenken – Sie zeigen, dass Sie vorbereitet sind.
Realistische Planung statt großer Versprechen
Visionen sind gut, aber die Entscheider wollen wissen: Was passiert jetzt, was als Nächstes, und was später?
Zeigen Sie die Phasen des Projekts:
- Ziele und Anforderungen definieren (mit Nutzern!)
- Prototyp oder MVP (minimum viable product) entwickeln
- Pilot-Test im kleinen Kreis
- Schrittweise Einführung
- Feedback einsammeln und optimieren
Vermeiden Sie Zeitpläne, die zu optimistisch wirken. Berücksichtigen Sie Teamkapazitäten und technische Abhängigkeiten.
Schluss mit „Vielleicht irgendwann“ – Warum gerade jetzt?
Der wichtigste Teil Ihres Business Cases ist oft nicht der ROI. Es ist der Zeitpunkt.
Warum ist dieses Projekt jetzt relevant? Was wird schwerer, teurer oder riskanter, je länger man wartet? Welche Chance könnte Ihnen entgehen?
Ob es um Wachstum, neue regulatorische Anforderungen oder steigende Kundenerwartungen geht: Seien Sie konkret. Niemand möchte etwas genehmigen, das „auch später noch geht“.
Fazit
Individuelle Software ist eine Investition – aber eine, die sich lohnt, wenn man sie mit Klarheit und Ziel verfolgt. Es geht nicht um Spielereien, sondern um Werkzeuge, die Teams stärken, Prozesse verbessern und das Unternehmen voranbringen.
Ein guter Business Case erzählt genau diese Geschichte: ehrlich, konkret und auf den Punkt.
Wenn Sie herausfinden möchten, ob eine Maßanfertigung für Ihre Organisation sinnvoll ist, sprechen Sie mit uns bei Infobest.