10 Tipps für die Wahl des richtigen Outsourcing Partners

10 Tipps für die Wahl des richtigen Outsourcing Partners

Es gibt ein paar wichtige Aspekte, die Sie bei der Wahl des richtigen Outsourcing Partners berücksichtigen sollten – ganz gleich, ob es sich um einen Freiberufler oder um ein Unternehmen handelt.

Natürlich vermittelt Ihnen schon der erste Kontakt, das erste Gespräch mit einem potentiellen Partner ein Gefühl dafür, ob eine Zusammenarbeit funktionieren könnte oder nicht. Aber alleine darauf wollen und können Sie sich natürlich nicht verlassen.

Hier haben wir einige Tipps aus unserer eigenen Erfahrung zusammengestellt, die Ihnen in diesem Auswahlprozess helfen können:

  1. Die Größe Ihres Projektes

Wie schätzen Sie Ihr Projekt ein? Enthält es zahlreiche unterschiedliche Aufgaben und Themen? Ist es sehr vielschichtig und komplex?

Wenn dem so ist, sollten Sie vielleicht lieber über ein Unternehmen als Outsourcing Partner nachdenken, als über einen Freiberufler. Eine einzelne Person mag vielleicht ein hervorragender Back-end Entwickler sein, aber er ist z.B. nicht der erfahrenste Tester. Ein Unternehmen verfügt meist über ein breites Spektrum an erfahrenen Experten, die in verschiedenen Bereichen Ihres Projektes zum Einsatz kommen können.

Wenn Ihr Projektvorhaben eher klein ist, oder Sie nur einen bestimmten, klar definierten Teil des Projektes outsourcen wollen, kann ein Freiberufler auch die richtige Wahl sein. Stellen Sie nur sicher, dass die Aufgabenstellungen und Schnittstellen klar formuliert sind.

2. Skills & Expertise

Prüfen Sie im Detail, an welchen ähnlichen Projekten Ihr potentieller Outsourcing Partner bereits gearbeitet hat:

  • Wann war der letzte Einsatz bei einem vergleichbaren Projekt?
  • Kann das gleiche Team / die gleiche Person aus einem solchen vergleichbaren Projekt auch in Ihrem Projekt eingesetzt werden?
  • Gibt es überprüfbare Referenzen oder Empfehlungen?

3. Zuverlässigkeit

Stellen Sie Fragen zu Methoden, Standards und Arten der Zusammenarbeit, um zu erfahren, wie belastbar und zuverlässig die Erfahrungen eines möglichen Partners sind:

  • Seit wann arbeitet das Unternehmen oder der Freiberufler im Outsourcing?
  • Wie beurteilt der Partner Ihr Projekt? Wirkt er eher routiniert in seiner Analyse oder scheint er eine solche Aufgabenstellung zum ersten Mal zu sehen?
  • Wie viele Personen würden in Ihrem Projekt arbeiten? Selbst bei Freiberuflern ist es durchaus üblich, bestimmte Arbeiten an Unterauftragnehmer zu vergeben.
  • Welche vertraglichen Bedingungen und Regelungen werden angeboten? Was ist Ihnen wichtig?

4. Management im Projekt

Klären Sie unbedingt im Vorfeld, wie die Arbeit in Ihrem Projekt organisiert wird und wie das Projektmanagement erfolgt:

  • Brauchen Sie einen dedizierten Projektleiter für das Projekt auf Ihrer Seite oder können Sie selbst bzw. ein Vertreter einer Fachabteilung das Projekt mit dem Outsourcing Partner managen?
  • Können Sie sich auf ein grobes Vorgehens-Modell und einen Meilenstein-Plan mit dem Outsourcing Partner einigen?
  • Wie gut ist ein möglicher Partner für Sie erreichbar? Über welche Kanäle?
  • Fragen Sie nach einer ersten Schätzung für einen groben Aufwandsrahmen. Natürlich hängt das stark von dem Input ab, den Sie selbst liefern können – aber Sie werden doch feststellen können, wie wohl sich ein Outsourcing Partner mit Schätzungen und Deadlines allgemein fühlt.
  • Reichen die sprachlichen Kenntnisse – wenn nicht in Deutsch, dann zumindest im Englischen – für eine professionelle Projektarbeit aus?

Diese Fragen klingen zunächst banal, aber Sie werden spätestens zu Beginn des Projektes feststellen, dass sie sehr elementare Themen betreffen.

5. Kosten und Volatilität

Kosten sind natürlich ein zentrales Thema, schließlich geht es im Geschäftsleben am Ende auch immer um Geld. Darum sollten Sie ein so präzises Bild wie möglich davon bekommen, in welchem Kostenrahmen sich Ihr Projekt bewegt und welchen Puffer Sie vielleicht einplanen sollten.

Das Budget hängt natürlich stark davon ab, ob Sie mit einer ausgearbeiteten Spezifikation starten und „klassisch“ z.B. nach Wasserfall arbeiten können oder – in Ermangelung genauer Spezifikation und / oder in Erwartung von vielen Änderungen und neuen Ideen während des laufenden Projektes – eher agil vorgehen möchten. Aber in beiden Fällen sollte auch Ihr Outsourcing Partner das selbe Verständnis von der Ausgangslage wie Sie haben und vor allem mit Ihnen übereinstimmen, wie groß die Varianzen sind und wie sie gemeinsam mit Volatilität im Projekt umgehen können.

6. Dokumentation der Zusammenarbeit

Legen Sie mit einem möglichen Projektpartner die Rahmenbedingungen des Projektes fest und dokumentieren Sie das entsprechend: wer sind die beteiligten Personen, wer übernimmt welche Rollen, wie findet Kommunikation statt, welches Reporting wird benötigt, welche technischen Plattformen werden verwendet, wie findet die Integration in Ihre Umgebung statt – um nur einige zentrale Punkte zu nennen.

Wenn Sie keine zufriedenstellende Vereinbarung treffen können, ist es vermutlich der falsche Partner.

7. Sicherheit & Risiken

Bedenken Sie genau, welche Risiken Sie eingehen, wenn Ihr Projekt an einen Freiberufler oder an ein Unternehmen vergeben wird:

  • Welche Vorkehrungen werden getroffen, um Datenverlust zu vermeiden? Welche Backup-Strategie ist implementiert?
  • Welche Arten und Ebenen der Sicherheit für Daten und Informationen werden angeboten, um sie vor unbefugten Dritten zu schützen?
  • Auch hier helfen Referenzen aus vergangenen Projekten, um zu einer besseren Einschätzung zu gelangen

8. Kommunikation

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Da Kommunikation ein elementarer Parameter für den Erfolg eines Projektes ist, sollten Sie besonderes Augenmerk auf diesen Aspekt legen. Treffen Sie unbedingt den Projektleiter persönlich, der Ihr Projekt im Falle eines managed outsourcing übernehmen würde.

Besprechen Sie mit ihm, wie Status-Updates, regelmäßige Reports und generelle Kommunikation im Projekt erfolgen soll – und wie Sie mit unvorhergesehenen Problemen umgehen möchten, also ad hoc Kommunikation und Eskalation.

Legen Sie die Plattform bzw. das System fest, das Sie für die regelmäßige Kommunikation und das Reporting verwenden möchten. Das kann im einfachsten Fall ein Ticketing System wie Jira oder Redmine sein, oder eine komplexere Projektmanagement Anwendung, auf die Sie beide Zugriff haben.

9. Deadlines

Wie wichtig sind Deadlines für Ihr Projekt? Kommunizieren Sie das an einen möglichen Outsourcing Partner und prüfen Sie, wie dieser mit Deadlines umgehen kann.

Ein Freiberufler ist natürlich ein größeres Risiko, da er kein Backup hat, falls er aus irgendwelchen Gründen ausfällt. Aber auch bei Unternehmen muss gewährleistet sein, dass Ausfälle in überschaubaren Zeiträumen und mit geklärter Kostenfrage ersetzt werden.

10. Support

Und zu guter Letzt: Vergessen Sie nicht, sich über langfristigen Support zu unterhalten, wenn Sie einen Outsourcing Partner prüfen. In vielen Fällen ist es wichtig, auch über die gesetzliche Gewährleistung hinaus Unterstützung zu bekommen, um den langfristigen Betrieb reibungslos zu sichern.

Was sind Ihre Erfahrungen zu diesem Thema?

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